8 Reglas esenciales de mantenimiento de registros para los autónomos


Cuando tú iniciar un negocio, mantener excelentes registros probablemente no esté en la parte superior de su lista de tareas pendientes. La mayoría de los nuevos emprendedores están tan concentrados en encontrar clientes y generar ingresos que todo lo demás queda en segundo plano.

Pero si le gusta mantener registros o no, es una de las responsabilidades más importantes que tiene cuando trabaja por cuenta propia. El éxito de su negocio depende de cómo administre los datos, contabilice las transacciones financieras y almacene y recupere sus registros.

8 consejos para emprendedores para mantener buenos registros

  1. Separe su negocio de los gastos personales.

  2. Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio

  3. Encuentre un sistema de contabilidad adecuado para su negocio

  4. Tener un plan de respaldo

  5. Utilice el mantenimiento de registros para simplificar la preparación de impuestos

  6. Siempre obtenga recibos de gastos comerciales

  7. Sepa cuánto tiempo mantener registros comerciales

  8. Obtenga ayuda de un profesional

Siga estas ocho reglas de mantenimiento de registros para cumplir con el IRS y comprender mejor su negocio ahora y en el futuro.

1. Separe su negocio de los gastos personales.

Para rastrear adecuadamente el dinero que entra y sale de su negocio, todas las transacciones financieras deben mantenerse en su propio conjunto de registros contables. Esta separación es esencial para que pueda monitorear fácilmente el progreso de su negocio, planificar el futuro y crear estados financieros para un período determinado, como mensual o anual.

En el futuro, si desea trabajar con socios e inversores o vender su negocio, será esencial contar con registros e informes financieros correctos. Además, necesita buenos registros para la preparación precisa de impuestos federales, estatales y locales.

Sin un sistema de mantenimiento de registros adecuado, el seguimiento de los detalles de su negocio y el cumplimiento de la ley pueden ser casi imposibles.

Mantener datos comerciales precisos le permite identificar fuentes de ingresos, realizar un seguimiento de los gastos deducibles de impuestos y preparar varias declaraciones de impuestos. La conclusión es que sin un sistema de mantenimiento de registros adecuado, el seguimiento de los detalles de su negocio y el cumplimiento de la ley puede ser casi imposible.

2. Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio

La forma más fácil de mantener sus transacciones personales y comerciales separadas es tener una cuenta bancaria solo para su negocio. Es donde deposita sus ingresos comerciales y retira todos los gastos comerciales.

Tenga en cuenta que la mayoría de las cuentas comerciales están diseñadas para manejar una gran cantidad de transacciones. También ofrecen una variedad de servicios, como líneas de crédito y cuentas de barrido, que mueven los saldos de cierta cantidad a una cuenta separada.

La forma más fácil de mantener sus transacciones personales y comerciales separadas es tener una cuenta bancaria solo para su negocio.

Los servicios adicionales de banca comercial vienen con tarifas mensuales relativamente altas en comparación con una cuenta corriente personal, que puede ser gratuita. Entonces, si solo eres al iniciar un negocio, o si no tiene muchas transacciones comerciales, puede optar por una segunda cuenta corriente personal en su banco actual. Incluso si la cuenta no está técnicamente a nombre de su empresa, puede optar por usarla solo para negocios.

Otra opción para los solopreneurs, que generalmente tienen pocas transacciones comerciales, es usar su cuenta corriente personal existente para su negocio, pero ser meticuloso al etiquetar artículos comerciales. Eso es lo que hago. Hay una advertencia: si no es extremadamente minucioso al identificar transacciones comerciales, este método no es para usted.

Lo mismo es cierto para usar una tarjeta de crédito con fines comerciales. Puede solicitar una tarjeta a nombre de su empresa para mantener esos gastos completamente separados. O puede comprar artículos comerciales en una tarjeta de crédito personal siempre que se asegure de que estén etiquetados correctamente.

Mis transacciones bancarias y de tarjetas de crédito se importan automáticamente al software de contabilidad, donde las asigno regularmente a categorías. Todos los ingresos y gastos comerciales están claramente etiquetados para que pueda ejecutar rápidamente informes comerciales y estar al día con los artículos relacionados con los impuestos.

3. Encuentre un sistema de contabilidad adecuado para su negocio.

Hablando de contabilidad, recomiendo que todos los dueños de negocios usen un sistema computarizado. Si comienzas como un solopreneur o una pequeña empresa con pocos empleados, probablemente necesite un programa simple. A medida que su negocio crezca, puede expandirlo si necesita características adicionales, como un seguimiento e informes más detallados.

Freshbooks es un sistema y una aplicación basados ​​en la nube para cualquier pequeña empresa que le permite automatizar tareas como la facturación, la organización de gastos, el seguimiento del tiempo, la aceptación de pagos y el seguimiento con los clientes. Puede inscribirse en un paquete inicial por aproximadamente $ 10 al mes.

La mayoría de los programas de contabilidad para pequeñas empresas son fáciles de usar, incluso si usted no es contador.

Quickbooks es un software robusto de escritorio o basado en la nube que viene en una variedad de versiones de productos. Es adecuado para pequeñas y medianas empresas. Quickbooks puede manejar cualquier tarea, incluyendo presupuestos, seguimiento de activos, inventario, impuesto a las ventas y seguimiento de millaje automático. Los precios varían desde $ 7 por mes hasta una versión de software de alta gama con mucha flexibilidad por poco más de $ 1,000.

La mayoría de los programas de contabilidad para pequeñas empresas son fáciles de usar, incluso si usted no es contador. Por lo general, le permiten cargar imágenes de recibos y documentos e importar automáticamente datos de instituciones financieras.

Antes de realizar una gran compra de software, asegúrese de que el programa pueda manejar todas sus necesidades, como facturar el tiempo del proyecto, cobrar y pagar el impuesto local sobre las ventas, tener múltiples usuarios y aceptar pagos en línea.

4. Tener un plan de respaldo

Una ventaja de usar un sistema basado en la nube, en lugar de instalar software en una computadora local, es que es menos probable que pierda datos. Los programas en línea se actualizan y guardan automáticamente en segundo plano. Además, puede acceder a sus registros comerciales desde cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet.

La desventaja de un sistema de contabilidad en línea es que debe pagar una tarifa mensual para acceder a sus datos. Además, si no tiene acceso a Internet, no puede obtener sus datos.

Con el software, realiza una compra única y luego es propietario del programa y de los datos que ha agregado. Solo asegúrese de hacer una copia de seguridad de cualquier software de contabilidad con un disco duro separado o con un servidor remoto, como Amazon S3. Eso hace que sea menos probable que una falla de la computadora o una falla del software causen que pierda sus datos comerciales.

5. Utilice el mantenimiento de registros para simplificar la preparación de impuestos

Como mencioné, tener registros comerciales sólidos es fundamental para presentar y pagar con precisión varios tipos de impuestos federales, estatales y locales. Todas las empresas deben pagar el impuesto sobre la renta, y algunas deben pagar tipos adicionales, como el impuesto sobre la renta trimestral estimado, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el empleo. No reservar suficientes ingresos para pagar impuestos es un error común que cometen muchos nuevos solopreneurs y pequeñas empresas.

Cuando trabajas para ti mismo, eres responsable de pagar el 100% de tu factura de impuestos.

Recuerde que cuando es un empleado, todos sus impuestos, incluidos los impuestos federales y estatales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare, se retienen de sus cheques de pago netos. Además, su empleador paga una parte de ellos por usted. Pero cuando trabajas para ti mismo, eres responsable de pagar el 100% de tu factura de impuestos.

El IRS le permite elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros que desee, siempre que muestre claramente sus ingresos y gastos. Muchos sistemas computarizados incluyen la capacidad de emitir formularios de impuestos a los proveedores y ejecutar informes contables de fin de año.

6. Siempre obtenga recibos de gastos comerciales

Si bien trabajar por cuenta propia significa que usted es responsable de pagar más impuestos que un empleado, lo bueno es que puede reclamar muchas deducciones. Una deducción de impuestos reduce la cantidad de sus ingresos imponibles, lo que reduce la cantidad de impuestos federales y estatales que debe pagar.

Si el IRS audita alguna de sus declaraciones de impuestos, se le puede pedir que explique exactamente cómo calculó los impuestos que pagó.

Pero la prueba de que tiene una deducción fiscal válida recae en usted. Eso significa que debe conservar los documentos de respaldo, como recibos, facturas y pagos a los empleados. Sin embargo, puede almacenar estos documentos cruciales digitalmente, en lugar de registros en papel, si lo desea.

Si el IRS audita alguna de sus declaraciones de impuestos, se le puede pedir que explique exactamente cómo calculó los impuestos que pagó. Por lo tanto, cada vez que realice un gasto comercial, asegúrese de etiquetar su recibo en papel o agregar una descripción en su programa de contabilidad para ayudarlo a recordar su propósito comercial.

En general, el IRS acepta extractos de tarjetas de crédito como prueba de reclamos de gastos. Pero cuantos más detalles tenga en su sistema de mantenimiento de registros, mejor. Trate de adquirir el hábito de tomar fotos de recibos y subirlos a su programa computarizado o almacenarlos en un sistema de archivo en línea. Tener un conjunto completo de registros en papel o electrónicos hará que una auditoría de impuestos comerciales sea más rápida y lo ayudará a evitar sanciones.

7. Sepa cuánto tiempo guardar registros comerciales

Además de mantener buenos registros comerciales, los empresarios deben conocer las reglas para mantenerlos. Según el IRS, las declaraciones de impuestos de las pequeñas empresas generalmente deben mantenerse durante tres años, con las siguientes excepciones:

  • Si tiene empleados, mantenga registros durante cuatro años.

  • Si declara ingresos insuficientes, mantenga registros durante seis años.

  • Si reclama una pérdida de valores o deudas incobrables, mantenga registros durante siete años

  • Si presenta una declaración fraudulenta, mantenga registros indefinidamente

En lugar de quedar atrapado en diferentes períodos de retención, le recomiendo que cubra todas las bases manteniendo todos los registros financieros de la empresa durante siete años. Si los digitaliza, es fácil almacenarlos indefinidamente en un disco duro o en un sistema de almacenamiento basado en la nube. Si lo auditan, el IRS puede aceptar registros electrónicos de la mayoría de los programas de software de contabilidad.

8. Obtenga ayuda de un profesional

La mayoría de los dueños de negocios deben reunirse con un contador fiscal o CPA para comprender los requisitos fiscales y obtener ayuda para establecer un sistema de contabilidad y mantenimiento de registros. Encuentre uno que esté familiarizado con su industria o el tipo de trabajo que realiza.

Si no tiene tiempo para administrar sus registros financieros, un contador o contador puede manejarlo por una tarifa mensual. O puede pagarle a un contador por los servicios de preparación de impuestos de fin de año, que es lo que hago.

Además, puede tener otros registros o contratos para mantener con fines legales. Puede consultar con un abogado los requisitos legales y los estatutos de limitaciones en su estado.

Al igual que muchas tareas administrativas relacionadas con la administración de un negocio, administrar sus libros y mantener registros requiere disciplina. Aunque no lo disfrute, si sigue estas reglas, se mantendrá alejado de los problemas, ahorrará tiempo haciendo impuestos y tendrá un funcionamiento sin problemas durante todo el año.

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