Una guía para pequeñas empresas para la inscripción abierta


  • La inscripción abierta es un período de algunas semanas al final del año en que los empleados pueden elegir, cancelar o cambiar la cobertura de atención médica patrocinada por su empleador.
  • Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados a tiempo completo no están necesariamente obligadas a pagar las primas del seguro médico grupal.
  • Las pequeñas empresas que ofrecen planes a través del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas disfrutan del Crédito Fiscal para la Atención Médica de Pequeñas Empresas.

En cuanto a los rituales de otoño, el período de "inscripción abierta" del seguro de salud está a la altura de rastrillar las hojas mojadas y pagar los impuestos a la propiedad. Si esta no es su primera vez en la cuadra como negocio, ya sabe que antes es mejor cuando es el momento de correr la voz y cumplir con lo que siempre resulta ser una fecha límite cercana a la velocidad del cohete.

Aquí están los conceptos básicos para 2019 y lo que los propietarios de pequeñas empresas deben saber.

¿Las pequeñas empresas tienen que ofrecer cobertura de salud?

No siempre. Si es una empresa con menos de 50 empleados a tiempo completo, no está obligado a pagar un porcentaje de las primas grupales de seguro médico, pero muchas organizaciones pequeñas optan por hacerlo para mantenerse competitivas.

Las cosas han cambiado con la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio: en 2019 se eliminó el mandato de multar a las personas sin seguro médico. Pero la ACA aún requiere que los empleadores con 50 o más empleados a tiempo completo ofrezcan cobertura de seguro médico. De todos modos, sigue siendo una buena idea ofrecer un plan dado el clima difícil para encontrar y retener buenos trabajadores.

Una ventaja adicional de ofrecer cobertura es que las pequeñas empresas que se inscriben en planes a través del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP), pueden aprovechar el Crédito Fiscal para la Atención Médica de Pequeñas Empresas. Si se cumplen todos los criterios, este crédito fiscal vale hasta el 50% de los costos que una empresa paga por las primas de los empleados, según el sitio web healthcare.gov.

Debido a que el programa SHOP no está disponible en todas las áreas, muchas pequeñas empresas obtienen planes a través de una compañía de seguros, corredor o vendedor en línea.

Los empleadores con empresas de cierto tamaño deben ofrecer una cobertura esencial mínima y asequible a sus empleados a tiempo completo o posiblemente enfrentar la penalidad de responsabilidad compartida del empleador, según G&A Partners, un proveedor profesional de subcontratación de recursos humanos.

Documente siempre la cobertura ofrecida. Puede solicitar a los empleados que firmen un formulario de reconocimiento de beneficios para aquellos que opten por la cobertura o un formulario de exención de cobertura para aquellos que opten por no participar o pierdan la fecha límite para inscribirse en paquetes de beneficios basados ​​en el empleador, crearán un uniforme política.

Nota del editor: ¿Está buscando ayuda con las ofertas de seguros de salud y recursos humanos de su empresa? Considera un PEO. Complete la encuesta a continuación para que los proveedores de PEO lo contacten con cotizaciones y más detalles.

¿Qué es la inscripción abierta?

La inscripción abierta es un período de tiempo corto, generalmente solo unas pocas semanas, cuando los empleados pueden elegir, cancelar o cambiar la cobertura de atención médica patrocinada por su empleador. En el mercado individual, puede cancelar la cobertura en cualquier momento durante el año, pero esto no es así para la mayoría de los seguros de salud basados ​​en la compañía.

Si los beneficios comienzan el 1 de enero, la inscripción abierta probablemente tendrá lugar en noviembre. El período de inscripción abierta generalmente es de dos a cuatro semanas, pero para muchos gerentes de recursos humanos que intentan obtener formularios y respuestas, puede parecer mucho más corto.

Una guía de cuatro pasos para la inscripción abierta.

Una vez que tenga su plan establecido y el período de inscripción establecido, el trabajo no termina, porque ahora debe informar a los empleados, a bordo y registrarse. Siga estos cuatro pasos para completar el proceso.

1. Haga correr la voz sobre la inscripción abierta lo antes posible.

Los empleadores no son responsables de los empleados que pierden el plazo de inscripción abierta, de acuerdo con las pautas del Departamento de Trabajo de los EE. UU. Pero si un empleado se pierde, podría convertirse en su problema en más de un sentido.

La frustración, la baja moral y la rotación es claramente algo que los empleadores quieren evitar. Un estudio de 2018 realizado por insuranceQuotes.com encontró que el 41% de los estadounidenses desconocen cuándo ocurre el período de inscripción abierta y qué implica. Entonces, ¿cómo se corre la voz?

  • Use recordatorios cara a cara.
  • Coloque volantes y carteles en su oficina.
  • Envíe correos electrónicos y realice llamadas para transmitir el mensaje de que la inscripción abierta ocurre por un corto período de tiempo.

Los mejores profesionales de recursos humanos recomiendan que las empresas consideren usar un portal de comunicación de beneficios para empleadores, breves videos educativos, seminarios web sobre temas específicos de beneficios y reuniones cara a cara. Cuanto más atractivo e interactivo, más efectivos lo encontrarán sus empleados. (¿Necesita ayuda con su inscripción abierta y las ofertas de seguro de salud? Considere registrarse con un PEO. Consulte nuestras mejores selecciones y reseñas).

2. Mantenlo simple

Leer páginas y páginas de jerga relacionada con el seguro es una tarea que rápidamente llegará al final de la lista de tareas pendientes de cualquier persona. Si desea que los empleados que ya están muy ocupados con sus trabajos y su vida personal conozcan y respondan a un paquete de beneficios, ¿hacen la tarea por ellos? Bríndeles la información clave en un formato fácil de entender o una presentación en vivo que no esté demasiado empantanada en detalles.

Mantener la información simple significa evitar la jerga y la información no vital, proporcionando líneas de tiempo y comparaciones lado a lado de los paquetes. Ofrezca a los empleados al menos un período de tres semanas durante la inscripción abierta y, ciertamente, no oculte los costos mensuales en páginas y páginas de texto. Es importante resumir y comunicar el valor de la compensación total de la compañía. Esto también es rentable para la empresa, por lo que pueden asegurarse de que los empleados están utilizando sus planes de beneficios y no están desperdiciando dinero.

Desglosar toda la información clave e investigar para sus empleados contribuirá en gran medida a reducir la procrastinación y alentar a más personas a inscribirse en un plan de manera oportuna.

3. Plan para preguntas

Durante la inscripción abierta, no es inusual que el personal de recursos humanos bloquee y reserve horas de tiempo solo para responder a las preguntas de los empleados sobre sus planes de salud.

No es una mala idea celebrar un almuerzo o reunión especial para abordar algunas de las preguntas más frecuentes. Si solo tiene un puñado de personal, breves reuniones individuales para abordar las preguntas y preocupaciones de cada empleado ayudarán a acelerar el proceso de toma de decisiones para ellos.

Para ahorrar tiempo, también puede considerar una sesión de Preguntas frecuentes (FAQ) al comienzo del período de inscripción. Algunas preguntas con las que puede confiar en los empleados incluyen:

  • ¿Cuándo es la fecha límite final para inscribirse en la atención médica?
  • ¿Qué sucede si pierdo la inscripción abierta?
  • ¿Ha aumentado mi prima? Si es así, por cuánto?

4. Mantenga la comunicación abierta todo el año.

Para aquellos que pierden la fecha límite, no se puede hacer mucho a menos que él o ella califique para un período de inscripción especial.

Un período de inscripción especial es exactamente lo que parece: si ha tenido un evento que cambió su vida, como el matrimonio, el nacimiento o la adopción de un niño o perdió otra cobertura, el empleado debe poder cumplir con los estándares de calificación.

Los expertos aconsejan celebrar reuniones en persona con los empleados que pierden la fecha límite de inscripción para escuchar sus inquietudes, obtener comentarios sobre el proceso y asegurarse de que les avise tan pronto como la inscripción abierta llegue el próximo año. También es una buena idea actualizar a los empleados durante todo el año sobre lo que está disponible. Al hacerlo, se asegurará de que sepan qué beneficios están disponibles y que tengan una buena idea sobre lo que les interesa y el tipo de plan en el que desean inscribirse que mejor se adapte a ellos.

Según los expertos, muchos empleados también tienden a participar en volcados de datos a gran escala durante los períodos de inscripción anual. Debido a esto, las compañías deben tener cuidado de no abrumar a sus empleados durante esas tres semanas, ya que es posible que no recuerden todos los programas disponibles y disponibles para ellos. En cambio, es mucho más efectivo comunicar lo que está disponible para ellos en términos de programas y beneficios de manera consistente y durante todo el año, de modo que la información esté grabada.